Tri základné témy, ktoré pomôžu pomenovať problém ešte pred prvou konzultáciou.
Excel je výborný nástroj, pokiaľ tabuľku spravuje jeden človek a údaje sa nemenia komplikovaným spôsobom. Problém vzniká, keď existuje viac verzií súboru, údaje prepisuje viac používateľov, dokumenty sú uložené oddelene alebo sa často hľadá história zmien.
Online evidencia má význam vtedy, keď potrebujete jedno miesto, používateľské prístupy, automatické číslovanie, filtre, prílohy, tlačové výstupy alebo kontrolu termínov.
Cenu najviac ovplyvňuje počet funkcií, typy používateľov, práca s dokumentmi, import existujúcich údajov a požadované výstupy. Rozumný postup je začať menšou funkčnou verziou, ktorú možno neskôr rozšíriť.
Pred začiatkom má byť jasné, čo je súčasťou dodávky, aký je termín a ktoré požiadavky budú prípadným ďalším rozvojom.
Prezentačný web vysvetľuje služby a získava kontakty. Web s administráciou umožňuje klientovi spravovať obsah. Online aplikácia spracúva údaje a pracovné procesy. Interný systém spája viac evidencií, používateľov a oprávnení.
V praxi sa tieto riešenia často kombinujú. Najdôležitejšie je pomenovať výsledok, ktorý má používateľ dosiahnuť.